Час — це гроші! Ви часто помічаєте, що вам не вистачає часу й грошей? Незакінчені справи накопичуються, і до них додаються нові? Ви не знаєте як економити час і гроші? Змініть своє ставлення до цих обох речей — і ви побачите, що життя зовсім не таке складне, як вам здавалося!
Як економити час і гроші?
Хто, як не німці, знають ціну пунктуальності! Не дивно, що саме в Німеччині створено Інститут стратегії використання часу. Його керівник, Лотар Зайверт, сформулював десять золотих правил, які допоможуть вам досягти успіху в будь-якій справі.
Об’єднуйте подібні за характером завдання в робочі блоки
Людина, яка постійно перемикається з однієї роботи на іншу, витрачає набагато більше часу. Чому? Тому що частина дорогоцінних хвилин витрачається на «перемикання» і «вникання в суть справи». Тому постарайтеся, наприклад, об’єднати за часом:
- кілька телефонних розмов;
- відповіді на кореспонденцію;
- обговорення службових питань зі співробітниками тощо.
Ви побачите, що економія — очевидна.
Навчіться усамітнюватися і визначати «неприйнятні години»
Щоб прискорити виконання великих і важливих завдань, необхідно попрацювати спокійно, без перерв і перешкод. Попросіть вас не турбувати, переведіть телефон на секретаря, колег або скористайтеся автовідповідачем. Тільки так ви зможете домогтися найвищої продуктивності праці та результативності. Усі питання, що виникли в неприйнятні години, можна буде вирішити пізніше. Отже, як економити час і гроші?
Обмежуйте час на виконання завдань і проведення переговорів
Дуже часто ділові зустрічі перетворюються на малопродуктивну «балаканину». Щоб уникнути втрат часу на переговори, наради тощо — встановлюйте жорсткий регламент. Якщо зустріч призначити на 10 ранку, вона неодмінно триватиме до обіду. Тим часом, якщо почати переговори трохи пізніше, об 11-й годині ранку, то вони також неодмінно закінчаться до обіду, причому, можливо, з кращим результатом. Час — гроші, і якщо останні постійно рахують, то витрати часу, які зрештою теж мають своє грошове вираження, враховують украй рідко.
Навчіться встановлювати пріоритети під час виконання всіх видів робіт
Широко поширена помилка — бажання зробити одразу всі справи. Не забувайте — стрес виникає не від того, що ми зробили, а від того, що ми не встигли зробити. Тож тверезо оцініть обсяг роботи, а потім визначте порядок завдань, виходячи, насамперед, зі своїх власних цілей і важливості справ (знову ж таки, для вас особисто).
Як економити час і гроші, виконуючи дійсно важливі справи?
За можливості виконуйте лише справді важливі справи. Вільфредо Парето в XIX столітті виявив, що лише невелика частина результату будь-якої діяльності являє собою дійсну цінність. Так, приміром, 80% успіху фірми досягається завдяки лише 20% клієнтів або тільки в 20% тексту статті чи циркулярного листа міститься 80% усієї інформації. Якщо ми під час читання, на нарадах, під час занесення даних до комп’ютера тощо обмежимося тим, що є справді важливим, то, використавши лише 20% свого робочого часу, ми отримаємо 80% результату. Головна складність — виявити ті 20%, від яких залежить успіх справи. У цьому випадку мале вирішальним чином визначає багато чого!
Не прагніть зробити все самостійно!
Завдання, які можуть виконати інші, неодмінно мають виконувати саме вони. Не ви! Якщо у вас зовсім немає підлеглих або вони не мають достатньої кваліфікації — наберіть підлеглих із відповідною підготовкою або підучіть тих, що є. Можна також користуватися платними послугами поза своєю фірмою, вдаючись до допомоги різних агентств, консультаційних фірм та організацій. Витрати на використання платних послуг «на стороні» будуть у будь-якому разі меншими, ніж витрати роботодавця на утримання додаткового штатного співробітника.
Як економити час і гроші , розбиваючи великі завдання на етапи?
Ще Альберт Ейнштейн помітив, що більшості людей подобається рубати дрова тому, що при цьому за дією одразу слідує результат. Тож не сприймайте велику справу як стіс — розберіть її «по колодах» і «коліть» щодня по кілька таких задачок. При завершенні кожного етапу ви наочно побачите, що наближаєтеся до мети. Це дасть вам нові сили для виконання наступного етапу — і так до переможного кінця.
Найважливіші справи відзначайте в календарі
Між іншим, календар — не лише для того, щоб рахувати дні до відпустки. Календар теж може стати вашим помічником. Так, вам знадобиться ще й яскравий маркер. Що з ним робити? У перших числах подумайте, які важливі справи ви хочете провернути цього місяця. Скільки часу ви можете витратити на їх виконання. Потім візьміть маркер і зафарбуйте в календарі ці самі дні. Так ви можете розподілити справи більш-менш рівномірно протягом місяця й уникнути авралів наприкінці.
Коли надалі ви станете заносити до календаря строки нових перемовин, нарад тощо, позначки маркером убережуть вас від «звалювання» справ у купу. Записи про плановані власні важливі справи, як і записи про ділові зустрічі, наради тощо, доповнюйте докладними відомостями, тобто цифрами, датами і фактами.
Головні завдання намагайтеся робити зранку
«Хто рано встає, тому й Бог подає». Секрет успіху багатьох підприємців — у тому, що вони ще рано вранці безпосередньо перед початком робочого дня встигають виконати ту чи іншу важливу для них справу або, принаймні, почати її. Справа, виконана зранку, дає змогу зберегти відчуття успіху на весь день. Які б прикрі дрібниці не з’явилися пізніше, відчуття не даремно прожитого дня створить позитивний настрій.
Враховуйте у своїх планах коливання рівня працездатності
Як економити час і гроші, враховуючи рівень працездатності? Ви напевно визначили для себе, хто ви — «жайворонок», «сова» чи «голуб», і знаєте, в який час вам думається краще, а в який — краще зайнятися тим, що не вимагає особливих умінь. Тому плануйте виконання найбільш важливих робіт на періоди підвищеної працездатності. У цей час людина почувається сповненою сил і встигає зробити значно більше і з кращим результатом, ніж у період спаду працездатності. Роботи рутинного характеру, що не мають великого значення, слід виконувати в післяобідній час.
Спробуйте застосувати ці принципи на практиці, і ви переконаєтеся, що планувати час — не так складно. Подумайте, як багато дорогоцінних хвилин ви зможете приділити своїм рідним, улюбленому захопленню, наприклад, завести хом′ячка чи просто відпочинку! Удачі!
